1. Qui nous sommes et comment nous contacter
Wejobby BV, Patersstraat 100, 2300 Turnhout, Belgique, numéro d’entreprise/TVA BE 1038.987.982, exploite Wejobby sur wejobby.com et son application mobile associée. Cette notice concerne les visiteurs, titulaires de compte, candidats, utilisateurs d’espaces et personnes dont les informations sont saisies dans le service. Contactez privacy@wejobby.com ou info@wejobby.com, ou écrivez à notre siège social. Téléphone : +32 472 49 88 28.
Cette notice explique l’utilisation des données ; elle ne constitue pas un consentement général au traitement. Les autorisations facultatives sont demandées séparément. La notice propre à l’espace concernant ses employés, candidats ou patients s’applique aussi à ses traitements. Les autres produits Wejobby et sites tiers peuvent avoir des notices distinctes.
2. Rôles de Wejobby et des espaces en matière de confidentialité
Wejobby est responsable du traitement pour sa propre gestion des comptes, son service de recherche d’emploi, les relations clients, la facturation, l’assistance, la sécurité et les obligations légales. Lorsque nous conservons des dossiers du personnel, de recrutement ou de cabinet uniquement sur les instructions documentées d’un espace, cette organisation est responsable du traitement et Wejobby est sous-traitant. Les responsabilités réelles dépendent de la finalité de chaque activité, pas simplement de l’écran contenant les informations.
Les employeurs décident comment évaluer les candidatures, gérer l’emploi et conserver leurs dossiers. Les cabinets dentaires déterminent l’usage des informations des patients pour les soins et la gestion du cabinet. Interrogez l’organisation concernée sur ses finalités, bases légales, destinataires et règles de conservation. Nous restons responsables de nos propres obligations légales et aidons les responsables du traitement à répondre aux demandes relatives aux données traitées pour eux. Un accord de traitement des données est nécessaire ; ces pages publiques ne le remplacent pas.
3. Informations et sources
Les informations de compte comprennent votre nom, e-mail, image de profil, informations d’authentification et de sécurité, préférences, appartenances aux espaces et autorisations. Les données de candidature peuvent inclure CV, coordonnées, qualifications, préférences d’emploi, offres enregistrées, candidatures, réponses, statut et fichiers téléversés. Nous recevons ces informations de vous, de votre utilisation du service, des organisations qui vous invitent ou saisissent des dossiers et des prestataires des fonctions choisies.
Les dossiers de l’espace peuvent comprendre les données d’emploi et de contact d’urgence, rémunération et préparation de la paie, plannings, présences et corrections, congés, frais et justificatifs, évaluations, supports d’intégration, réponses et résultats de quiz, départs, documents et communications. Lorsque les fonctions contractuelles sont disponibles, ils peuvent inclure versions, statut de remise et de signature, coordonnées des signataires, horodatages et preuves associées. Les informations exactes dépendent de la fonction et de l’usage de l’organisation.
Les fonctions de cabinet activées peuvent contenir coordonnées des patients, rendez-vous, observations dentaires, notes cliniques et plans de traitement. Il peut s’agir de données de santé même lorsqu’une entrée indique seulement une visite au cabinet. Elles nécessitent une base légale distincte et des garanties supplémentaires. Ne placez pas d’informations cliniques dans les publications publiques, candidatures ou messages d’assistance générale.
Les données techniques et commerciales peuvent inclure adresses IP, détails du navigateur ou de l’application, événements de sécurité, activité du compte, livraison des notifications, demandes d’assistance, coordonnées de facturation, données fiscales, abonnements, factures et statut de paiement. Les données complètes des cartes bancaires sont saisies dans l’interface de paiement Stripe, pas dans les formulaires ordinaires de Wejobby.
4. Finalités et bases légales
Services personnels demandés : nous utilisons les informations de compte, profil, préférences d’emploi et candidature pour fournir le service demandé et prendre des mesures à votre demande avant un contrat (RGPD, article 6, paragraphe 1, point b). Les champs obligatoires sont indiqués ; sans eux, nous pouvons être incapables de créer un compte, envoyer une candidature ou fournir une fonction demandée.
Administration, assistance et sécurité : nous nous fondons sur les intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) pour administrer les comptes d’organisations, répondre aux demandes, prévenir les abus, diagnostiquer les problèmes et établir ou défendre des droits en justice, après examen de la nécessité et de vos droits. Les intérêts sont la fiabilité et la sécurité du service ainsi que la gestion des relations clients. Si nous avons un contrat directement avec vous, son exécution peut s’appliquer à la place.
Facturation et obligations légales : la gestion des abonnements repose sur le contrat ou les intérêts légitimes pour les représentants d’entreprises ; les données fiscales, comptables et réglementaires obligatoires reposent sur l’article 6, paragraphe 1, point c. Les cartes facultatives et autres activités soumises à autorisation reposent sur le consentement (article 6, paragraphe 1, point a). Vous pouvez le retirer pour les traitements futurs sans affecter leur licéité antérieure.
Informations de l’espace : l’employeur ou le cabinet doit déterminer sa propre base au titre de l’article 6 et, pour les données de santé ou autres catégories particulières, une condition applicable de l’article 9. Créer un compte ou accepter des conditions ne constitue pas le consentement d’un employé ou patient. Le consentement ne doit pas être présumé lorsqu’il ne peut être librement donné. Nous traitons ces dossiers selon des instructions licites et l’accord de traitement applicable.
5. Candidatures, contenu public et destinataires
Postuler rend les informations soumises accessibles à l’employeur concerné et à son équipe de recrutement autorisée. Retirer une candidature change son statut ; ce n’est pas un effacement. Les employeurs peuvent conserver des copies licites et prendre des décisions selon leurs propres notices. Supprimer votre compte Wejobby ne peut pas effacer automatiquement les informations déjà exportées par un employeur.
Les offres, pages d’entreprise, publications communautaires et images ou vidéos choisies peuvent être vues publiquement, partagées et indexées par les moteurs de recherche. Les totaux publics de réactions n’identifient pas les personnes. Évitez de publier des informations privées d’employés ou de patients. Les dossiers de l’espace sont soumis aux appartenances et autorisations de rôle ; les propriétaires et administrateurs autorisés peuvent exporter dans leur périmètre permis.
Nous communiquons les informations nécessaires à nos prestataires, personnel autorisé, conseillers professionnels ou autorités lorsque la loi l’impose ou pour protéger légitimement des droits. Lors d’un transfert d’activité, des informations pertinentes peuvent passer à un successeur potentiel ou effectif avec les garanties de confidentialité et juridiques appropriées. Cette notice n’autorise pas un destinataire à des usages sans rapport.
6. Prestataires et traitement international
Supabase assure l’authentification, la base de données et le stockage de fichiers. Hostinger héberge le site. Stripe gère le paiement hébergé, la facturation des abonnements et les paiements, et traite aussi des informations pour ses propres finalités de paiement, de sécurité et légales. Resend livre les e-mails de contact et de service configurés. Les demandes de contact sont conservées pour suivi et transmises à l’équipe Wejobby à contact@wejobby.com.
Google Maps et Places reçoivent les requêtes de cartes et d’adresses après l’autorisation des cartes facultatives. Lorsque les notifications mobiles sont activées, Expo et le service de notification concerné d’Apple ou Google gèrent les jetons des appareils et la livraison. Les services de l’appareil et du système peuvent aussi traiter des informations quand vous demandez la localisation ou choisissez des fichiers. Les notifications peuvent apparaître sur un appareil verrouillé ; vérifiez ses réglages d’aperçu.
Les infrastructures, l’assistance et les destinataires des prestataires peuvent être hors de Belgique ou de l’Espace économique européen, notamment aux États-Unis. Le service ne promet pas que chaque copie reste en Belgique ou dans l’EEE. Les transferts soumis au RGPD nécessitent une décision d’adéquation applicable ou des garanties appropriées, comme les clauses contractuelles types de la Commission européenne avec les mesures supplémentaires nécessaires ; les exceptions ne peuvent être utilisées que si leurs conditions légales sont remplies.
Contactez privacy@wejobby.com pour connaître les lieux de traitement, destinataires et garanties applicables à vos données, et demander une copie des garanties, en protégeant les informations confidentielles si nécessaire. Les notices des prestataires expliquent leurs traitements indépendants : Supabase, Hostinger, Stripe, Resend, Expo et Google. Un lien vers un prestataire ne prouve pas, à lui seul, qu’un dispositif de transfert particulier a été mis en place.
7. Localisation, autorisations et stockage du navigateur
La recherche d’emploi peut utiliser un lieu saisi et un rayon. La localisation de l’appareil est demandée pour la fonction facultative concernée ; vous pouvez la refuser ou la retirer dans les réglages et utiliser la saisie manuelle disponible. La localisation lors de l’intégration mobile effectue un relevé au premier plan pour suggérer une zone ; elle ne conserve pas de coordonnées précises dans votre profil. Cela ne décrit ni n’autorise un suivi continu en arrière-plan.
Le stockage du navigateur permet la connexion, les offres enregistrées et les préférences. Les cartes Google et suggestions d’adresses facultatives restent bloquées sans autorisation. Modifiez votre choix via Paramètres des cookies. Consultez la Politique relative aux cookies pour les noms et durées de stockage. L’application web actuelle n’installe ni pixels publicitaires ni analyses de suivi des visiteurs. Les rapports opérationnels utilisent les données du service. Les autorisations de caméra, photos, fichiers et notifications dépendent de la fonction et de l’appareil.
8. Assistance automatisée et décisions humaines
La recherche et la mise en correspondance peuvent classer les offres selon les préférences, le lieu, les filtres et les informations du poste. Modifier les préférences ou la recherche change les résultats affichés. Les règles de travail peuvent signaler des conflits de planning, problèmes de présence ou seuils configurés. Ces résultats aident les utilisateurs ; ils ne constituent ni constat de faute, ni conseil juridique, ni décision finale sur l’emploi.
Les employeurs doivent examiner réellement les informations avant toute décision de recrutement, rémunération, discipline ou contrat. Une alerte ne peut établir qu’un renouvellement est légal dans tous les pays. Nous ne présentons pas une fonction d’IA non implémentée comme un traitement actif. Si le traitement évolue vers une décision exclusivement automatisée ayant une portée juridique, le responsable doit d’abord fournir les informations, la base légale et les garanties requises. Vous pouvez nous interroger sur le traitement ou contester des données inexactes.
9. Détermination des durées de conservation
Nous conservons les données personnelles uniquement pour une finalité nécessaire du service, une instruction licite du responsable, une obligation de conservation applicable ou une action en justice justifiée. Les critères ci-dessous déterminent la conservation ; ils ne promettent pas un délai universel de suppression automatique.
Comptes, profils et contenus téléversés : conservés tant que nécessaires au compte ou à la fonction, puis selon la demande de suppression, les données légalement conservées et le cycle des sauvegardes du prestataire. Candidatures et données de l’espace de travail : la conservation dépend de la finalité de recrutement ou d’emploi, des instructions du responsable et des obligations légales ; fermer une offre, retirer une candidature ou annuler la facturation ne les efface pas.
Assistance et sécurité : conservées pour la résolution, le suivi nécessaire, l’enquête sur un incident ou la justification de demandes, dans les limites de cette finalité. Facturation et fiscalité : conservées pendant la durée légale applicable au document et toute période imposée par un audit ou une obligation de préservation judiciaire. Choix de confidentialité : conservés selon les besoins pour respecter et démontrer le choix ; les choix de cartes du navigateur sont valables 180 jours, comme décrit dans la politique relative aux cookies.
Informations cliniques : elles suivent les obligations du cabinet relatives aux dossiers médicaux. La suppression peut être limitée lorsque l’historique des rendez-vous ou clinique impose une conservation. Une demande générale de suppression de compte ne doit pas détruire un dossier médical que le cabinet doit légalement conserver. Les sauvegardes peuvent expirer séparément des données actives et les exports des destinataires ont leur propre cycle de vie. Demandez-nous, ou au responsable concerné, la durée ou les critères applicables à un document précis.
10. Vos droits et leur exercice
Selon le traitement et la loi applicable, vous pouvez demander l’accès et une copie, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes. Vous pouvez retirer votre consentement et vous opposer à la prospection directe à tout moment. Les garanties applicables aux décisions exclusivement automatisées peuvent inclure une intervention humaine, l’expression de votre point de vue et la contestation d’une décision. Contactez privacy@wejobby.com ; info@wejobby.com est un autre contact.
Les commandes disponibles d’export et de suppression se trouvent dans Mon compte → Données et confidentialité ; celles de l’espace de travail dépendent des droits du propriétaire. Ces outils complètent vos droits légaux ; un bouton indisponible ou une fonction payante inactive ne supprime pas votre droit de faire une demande. Nous pouvons demander des informations proportionnées pour vérifier votre identité ou autorité. Les demandes sont normalement gratuites. Tout frais, refus ou restriction doit avoir une base légale.
Pour les demandes relevant du RGPD, nous répondons sous un mois. Si la complexité ou le nombre de demandes permet une prolongation, nous vous en informons dans ce mois, en indiquons les raisons et pouvons prendre jusqu’à deux mois supplémentaires. Nous expliquons tout refus et les recours auprès d’une autorité ou d’un tribunal. Pour les données d’un employeur ou cabinet, contactez ce responsable ; nous apportons notre aide selon notre rôle.
Vous pouvez porter plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique, ou de l’autorité compétente du lieu où vous vivez, travaillez ou estimez qu’une violation a eu lieu. Vous n’avez pas à nous contacter au préalable. Les droits impératifs hors EEE restent également applicables ; indiquez votre lieu lorsque vous exercez un droit afin que nous appliquions les règles pertinentes.
11. Sécurité, informations sensibles et jeunes
Le service utilise un accès authentifié, des autorisations d’espace de travail et des connexions protégées. L’accès clinique comprend des contrôles supplémentaires d’autorisation et d’authentification. Aucun système n’est totalement sûr et cette notice ne revendique aucune certification de sécurité indépendante. Utilisez un mot de passe unique, protégez vos appareils, vérifiez les accès et signalez rapidement tout soupçon d’abus à notre adresse de contact. Nous traitons les incidents de données personnelles et notifications selon nos obligations légales et accords de traitement.
L’inscription directe est destinée aux adultes d’au moins 18 ans. Une organisation détenant légalement des données sur un salarié, candidat ou patient plus jeune doit fournir une information adaptée à son âge et respecter les garanties applicables. N’utilisez pas les fonctions générales de recrutement ou de publication pour divulguer des données de santé, pièces d’identité ou autres informations sensibles inutiles. Contactez-nous si vous soupçonnez un compte d’enfant non autorisé ou une divulgation illicite.
12. Modifications de cette notice
Cette version est datée du 28 septembre 2026 et décrit Wejobby. Nous la mettrons à jour si le service ou ses traitements changent et fournirons une notification supplémentaire si nécessaire. Une mise à jour ne crée pas de consentement à une nouvelle finalité facultative. Les Conditions générales régissent l’utilisation du service ; les droits impératifs de protection des données prévalent.